事務作業で役立つ便利ツール（IT）

こんにちは、まるそめです。

初のちゃんとしたブログ記事は、仕事で使っている便利ツールを紹介しようと思います。

今回の記事は

①事務作業をこなす上で役立つタスク管理ツール「Trello」とは？

②メリット及びデメリット

③実際の使い方

の3本だてです。

それでは早速

①事務作業をこなす上で役立つタスク管理ツール「Trello」とは？

結論はタスク管理ツールで、カンバン方式という方式のウェブで使用するツールになります。

アナログで言うところの付箋を、デジタルで使えるものにした。といえば伝わりやすいでしょうか？

付箋もそうですが、書いたものをいろいろ動かすことが出来るので管理がしやすいです。

また、会員登録は必要ですが、基本無料で始めることが出来ます。

ちなみに私も無料プランでここ最近愛用しています。

②メリット及びデメリット

まずは私が感じているメリットはこちら。

●カード作成は何枚でも作成可能。

※上限枚数はあるので不要なものは削除かアーカイブが必要。

●共有人数制限なし

※他のツールだと〇名以上だと有料プランなどもあります。

●ウェブ上にあるので、インターネット環境さえあればどの端末からもログインできる

●更新はほぼリアルタイム。

※例）パソコンで作ったカードがスマホ画面で開いているトレロにすぐ反映される。

●付箋と違い、何回でも書き直しができる。

●フリープランでとボードを10枚まで作れるので、仕事用、プライベート用、プロジェクト別などで区別可能。

●メモの移動が簡単

●列を複数作ることも出来るので進捗状況別に分けることも出来る。

●条件が整えばノートを使わなくなるので、ペーパーレスが実現でき、ノート代やインク代の節約が出来る。

●カードに色タブや期限をつけることが出来るので、優先度が視覚化されやすい。

●パワーアップという拡張機能があり、無料で追加できる。※以前は数量制限がありました。

定期的にカードを自動作成するタイマー機能がオススメです。

●LINEやメールで他の人にすぐ共有出来る。

※同じボードを共有していればそもそも共有連絡の必要なし。 

●画像等も載せられる。

●メールでトレロのカードを作成可能。

次に私が感じているデメリットはこちら

●インターネットに接続されていないと更新されない。

●何かのタイミングで接続エラーとなり左下に接続エラーが出ている状態でそのまま作業してしまうと、接続回復時に一部なかったことになる可能性がある。

●書く場所によっては書いたと思っても記録作成されていないということがありえる。

※チェックリストを使う時に注意です。

●設定を間違う（現在はあえて設定しない限りは大丈夫のようです）と一般公開されてしまう。

●カードが増えてくると動作が重くなってくる。※カードを消せば解消されます。

●タイピングに慣れていないと入力に時間がかかりストレスになる。

今思いついているだけでもこんだけあります。

書き出すと結構な量になりましたね。

③実際の使い方

最後は私の実際の使い方を紹介します。

まず私の労働環境は以下の通り。

●基本ルーチンは営業さんからの指示にそってメーカーへオーダーをかける。

●基本とは別に資料作成などもある。

●指示の方法は電話、メールなど複数

●オーダー内容によって当日中のものと翌日以降のものがある。

●複数の営業さんを担当している。

●ルーチンのものと急遽入ってくるものがある。

●基本パソコンと睨めっこ

この条件のもと、次のように使っています。

●列を振分前、振分前、未手配、手配中、手配済（日付）、資料というタイトルで作成。

※振り分け前は仕事量が多くなってしまう時用に2列にしています。

●営業さんからの指示を内容ごとにカードにへ記録する

●カード毎に当日対応（紫）、翌日以降の対応（赤）か急ぎではないが対応すること（黄）で色分けする。

●色毎に分け、さらに時間順に並べる。追加があった場合は対応の場所に入れていく。

●終わったら紫から順番に対応していく。

●毎日、毎週なども定期的な確認事項や作業がある場合はタイマー機能で「〇〇をする」というようなカードを作成しています。

必要なタイミングでカードが生成されるので、それまでは場所もとらないですし、忘れないのでオススメです。

終わったらそのカードはほかと同じように完了の列に入れるか削除します。

この方法でだいぶミスも減って作業出来ています。

残念ながら0にはなっていないですが…

初めての方、他のツールを使っていて乗り換え検討中の方、現在使用している方に参考になれば幸いです。

それではまた。